Datatransfersysteem op maat

De tijd waarin postbedrijven alleen brieven en pakketjes bezorgen, ligt al even achter ons. “Klanten schakelen ons ook in voor andersoortige diensten”, legt Olaf uit. “Intussen hebben we hier een volledige print- en mailafdeling opgezet en bieden we ook digitale diensten aan.” Als manager Digitalisering heeft Olaf daarbij vanzelfsprekend een flinke vinger in de pap. “Denk aan remote printing. Hierbij sturen klanten ons hun data toe, en wij maken daar vervolgens ‘post’ van: van allerlei soorten brieven tot en met belastingaanslagen. Een slimme vorm van ontzorgen, bijzonder gemakkelijk voor de klant.”

Beter organiseren

Die data kwam op allerlei manieren bij depostBode binnen: per mail, via downloads en zelfs op USB-sticks. “Onoverzichtelijk voor ons”, aldus Olaf. “Maar vooral: onveilig voor de klant. Om dat beter te organiseren, wilde ik graag een eigen datatransfersysteem. Zoals WeTransfer, maar dan in ons eigen jasje. Met dat idee klopte ik aan bij DigiFactory.”

Daar werden ze meteen enthousiast, vertelt Olaf. “Al in ons eerste gesprek hadden ze precies door wat ik wilde. En ze stelden me ook doelgerichte vragen, bijvoorbeeld over hoeveel klanten van dit systeem gebruik gaan maken. En over het aantal MB’s dat dagelijks via het systeem heen-en-weer verzonden moet worden. Vervolgens maakten we een planning en gingen heel pragmatisch te werk.”

Organische groei

Twee weken lang was het voortdurend heen en weer schakelen. Op een heel soepele manier, aldus Olaf. “Als je zo’n systeem aan het bouwen bent, bedenk je steeds weer nieuwe uitbreidingen. Denk aan een Word-template waarin zowel klanten als wij korte berichten kunnen typen. Of de mogelijkheid om een afbeelding toe te voegen. Op die manier is het systeem organisch gegroeid, en dat zal het de komende jaren ook blijven doen. In korte tijd hebben we een heel volwassen tool gebouwd, maar eigenlijk is zo’n systeem natuurlijk nooit helemaal af.”

Sprong voorwaarts

Voor Olaf was het de eerste keer dat hij zo intensief samenwerkte met DigiFactory. “We kennen ze al langer, maar bij eerdere projecten verliep de samenwerking altijd via ons reclamebureau. Daar waren ze altijd al heel enthousiast over DigiFactory, en intussen begrijp ik waarom. Met deze club kun je afspraken maken, efficiënt sparren en heel praktische oplossingen realiseren. Kortom: alles wat je van een moderne webbouwer verlangt.”

Het datatransfersysteem van depostBode heeft inmiddels een eigen naam gekregen: Bodi. En het valt bij klanten in de smaak, vertelt Olaf. “Niet zo vreemd, want alles draait om gemak. Én om veiligheid, maar daar merkt de klant aan de voorkant weinig van. Dataveiligheid is cruciaal, dus je wil de garantie dat dat goed zit. Dankzij DigiFactory hebben we die nu. Dit systeem is een enorme sprong voorwaarts, zowel voor onze klanten als voor onszelf als modern postbedrijf.”